Wenn das Geschäftsjahr endet, darf die Verpackungsmenge nicht nur als gerundete Jahressumme vorliegen. Wer für das vorangegangene Kalenderjahr eine Vollständigkeitserklärung abgeben muss, muss die gemeldeten Massen nach Materialart bis zu Belegen, Stückzahlen und Gewichten zurückverfolgen können. Ein nachvollziehbarer Ordner verhindert, dass Schätzungen, Nachmeldungen und einzelne Tabellenstände später widersprechen.
Dieser Beitrag ist als Arbeitsvorlage für kleine Versandhändler gedacht: Legen Sie die Unterlagen fortlaufend ab, statt sie erst kurz vor der Erklärung zusammenzusuchen. Die fachliche Einordnung verantwortet der Autor dieses Beitrags, die konkrete Prüfung der Erklärung gehört jedoch in die Hände einer hierzu berechtigten Person.
Die Vollständigkeitserklärung baut auf den Mengen des Vorjahres auf
Paragraf 11 des Verpackungsgesetzes regelt die Vollständigkeitserklärung. Sie betrifft Hersteller, die Verpackungen in Verkehr bringen und die gesetzlichen Mengenschwellen für das vorangegangene Kalenderjahr erreichen oder von der Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister zur Abgabe aufgefordert werden. Die Erklärung wird nicht aus einer Prognose für das neue Jahr erstellt.
Erklärt werden die im Vorjahr in Verkehr gebrachten Verpackungsmengen, gegliedert nach Materialarten. Für Versandhändler sind insbesondere die Verpackungen relevant, die sie erstmals mit Ware befüllen und an private Endverbraucher oder diesen gleichgestellte Anfallstellen abgeben. Entscheidend ist die tatsächliche Verpackungsmenge, nicht der Warenumsatz oder die Zahl der Bestellungen allein.
Jahresgrenze und einheitlicher Datenstand
Legen Sie zu Beginn fest, welcher Datenstand die Jahresmenge bildet. Dieser Stand sollte alle im Kalenderjahr ausgelösten Sendungen, verwendeten Verpackungsvarianten und erforderlichen Abgrenzungen enthalten. Änderungen nach dem Stichtag dürfen den alten Stand nicht stillschweigend überschreiben, sondern brauchen eine nachvollziehbare Korrektur.
Prüfen Sie außerdem rechtzeitig, ob die Registrierung vollständig ist. Welche Verpackungen im Register zu registrieren sind, erläutert der Beitrag Pflicht zur LUCID Registrierung für Verpackungen. Die Registrierung ersetzt weder die Systembeteiligung noch die Mengenherleitung für eine Vollständigkeitserklärung.
Die Mengenherleitung ist der Kern des Nachweisordners
Der Nachweisordner soll eine Prüferin oder einem Prüfer ermöglichen, von der Jahresmenge rückwärts bis zur einzelnen Berechnungsgrundlage zu gelangen. Eine brauchbare Vorlage besteht nicht aus einer einzigen Gesamttabelle. Sie verbindet Stücklisten, Gewichte, Versanddaten und Lagerbewegungen über eindeutige Bezeichnungen.
Vorlage für die Verpackungsstückliste
| Feld | Eintrag und Nachweis |
|---|---|
| Verpackungsvariante | Eindeutige Bezeichnung, etwa Kartonformat oder Versandset, mit Artikelnummer |
| Bestandteile | Karton, Papierpolster, Klebeband, Etikett oder weitere tatsächlich verwendete Bestandteile |
| Materialart | Zuordnung jedes Bestandteils zur für die Meldung verwendeten Materialart |
| Gewicht | Gewicht je Bestandteil, Messprotokoll, Lieferantenspezifikation oder andere belegte Grundlage |
| Menge | Anzahl eingesetzter Einheiten im Kalenderjahr, hergeleitet aus Versand- oder Verbrauchsdaten |
| Berechnung | Stückzahl mal Einzelgewicht, mit Ergebnis in der Meldemaßeinheit |
Hängen Sie zu jeder Variante das Gewichtsprotokoll an. Darin stehen Datum der Wiegung, gewogener Gegenstand, Anzahl der gewogenen Exemplare, Messweg, Ergebnis und verantwortliche Person. Bei Lieferantenangaben bewahren Sie Datenblatt, Angebot, Lieferschein oder schriftliche Bestätigung auf, damit die Herkunft des Gewichts erkennbar bleibt.
Versandmengen können aus Shop, Marktplatz, Warenwirtschaft oder Versanddienstleister stammen. Speichern Sie den exportierten Rohdatenstand und dokumentieren Sie, welche Aufträge berücksichtigt wurden. Werden mehrere Verpackungssets eingesetzt, muss aus der Zuordnung hervorgehen, welches Set bei welchem Versandfall angesetzt wurde.
Lagerabgrenzungen nicht übergehen
Einkaufsmenge und in Verkehr gebrachte Menge sind häufig verschieden. Verpackungen können zum Jahresende im Lager liegen, beschädigt sein, intern verbraucht oder für Sendungen im Folgejahr vorgesehen sein. Halten Sie Anfangsbestand, Zugänge, Endbestand und die Methode der Bestandsaufnahme fest, soweit diese Werte für Ihre Herleitung genutzt werden.
Eine nachvollziehbare Auswahl der Ermittlungsmethode ist wichtiger als eine komplizierte Formel. Für unterschiedliche Wege, Versandverpackungsmengen zu bestimmen, hilft der Beitrag vier Methoden zur Ermittlung von Versandverpackungsmengen. Wählen Sie die Methode passend zu Ihren verfügbaren Daten und legen Sie sie für das Jahr einheitlich fest.
Meldungen an das duale System und an LUCID müssen zusammenpassen
Nach Paragraf 10 Verpackungsgesetz sind die Datenmeldungen an das Verpackungsregister unmittelbar nach der Meldung an ein System abzugeben. Die Datenmeldung enthält unter anderem Registrierungsnummer, Materialart, Masse und den Zeitraum der Systembeteiligung. Die Daten beim dualen System und bei LUCID müssen daher dieselbe Grundlage haben.
Legen Sie im Ordner jede Mengenmeldung an das duale System ab, einschließlich Bestätigung, Rechnungsunterlage oder exportierter Meldedaten. Ergänzen Sie die zugehörige LUCID Datenmeldung mit Übermittlungsbestätigung oder einem belastbaren Nachweis des abgegebenen Datenstands. Notieren Sie bei jeder Meldung, aus welcher Version der Jahresberechnung sie stammt.
Abgleich vor der Prüfung
- Vergleichen Sie für jeden Meldezeitraum die Materialart und Masse in der Herleitung, der Systemmeldung und der LUCID Datenmeldung.
- Prüfen Sie, ob eine Jahresmeldung mehrere unterjährige Meldungen zusammenfasst oder ob Zeiträume fehlen beziehungsweise doppelt gezählt wurden.
- Erklären Sie Abweichungen zwischen gerundeten Meldemassen und präziseren Rechenwerten schriftlich.
- Ordnen Sie Korrekturmeldungen dem ursprünglichen Meldevorgang zu, statt nur den letzten Stand abzulegen.
Der praktische Ablauf von der Jahresmenge bis zur Registermeldung ist im Beitrag LUCID Datenmeldung nach der Jahresmenge beschrieben. Für die Vollständigkeitserklärung genügt es nicht, dass einzelne Meldebestätigungen vorhanden sind. Ihre Zahlen müssen sich inhaltlich decken lassen.
Die Erklärung braucht eine sachverständige Prüfung
Die Vollständigkeitserklärung nach Paragraf 11 Verpackungsgesetz ist durch eine berechtigte Person zu prüfen und zu bestätigen. Dazu zählen registrierte Sachverständige nach Paragraf 27 Verpackungsgesetz sowie Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und vereidigte Buchprüfer. Beauftragen Sie die Prüfung frühzeitig, weil Rückfragen zur Mengenbasis häufig erst beim Abgleich der Unterlagen sichtbar werden.
Geben Sie der prüfenden Person nicht nur eine Endsumme, sondern den vollständigen Datenpfad: Deckblatt, Stücklisten, Gewichtsunterlagen, Mengenexports, Lagerabgrenzungen, Systemmeldungen, LUCID Datenmeldungen und Änderungsnotizen. Die Prüfung ersetzt nicht Ihre Verantwortung dafür, dass die zugrunde liegenden Angaben vollständig und richtig zusammengestellt sind.
Die geprüfte und bestätigte Erklärung ist über das Register der Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister zu hinterlegen. Für die Abgabe gilt der gesetzliche Termin des auf das Berichtsjahr folgenden Jahres. Planen Sie die interne Fertigstellung deutlich davor, damit Korrekturen in den Datenmeldungen noch geordnet dokumentiert werden können.
Diese Stammdaten gehören in das Deckblatt der Unterlagen
Ein Deckblatt macht den Nachweisordner auch dann verständlich, wenn ihn Monate später eine andere Person öffnet. Es ist kein Ersatz für die Erklärung im Register, verhindert aber Verwechslungen zwischen Gesellschaften, Shopkonten und Jahren.
Deckblatt zum Kopieren
- Name und vollständige Anschrift des Herstellers beziehungsweise Unternehmens.
- LUCID Registrierungsnummer.
- Berichtsjahr, auf das sich die Mengen beziehen.
- Name, Funktion, E Mail Adresse und Telefonnummer der ansprechbaren Person.
- Betroffene Materialarten sowie Hinweis, ob weitere Verpackungsarten in die Berechnung einbezogen wurden.
- Version und Erstellungsdatum des Ordners sowie Speicherort der Rohdaten.
Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung des Geschäftsmodells, wenn sie für die Mengenlogik wichtig ist, etwa Versand aus eigenem Lager oder Versand durch einen Dienstleister. Werden Verpackungen von mehreren Standorten aus eingesetzt, benennen Sie diese Standorte. So lässt sich erkennen, ob die Unterlagen den gesamten Hersteller und nicht nur einen Teilbereich abdecken.
Abweichungen werden mit einer Änderungsnotiz dokumentiert
Eine Mengenbasis bleibt selten das ganze Jahr unverändert. Lieferanten ändern Kartonstärken, neue Produkte benötigen andere Füllmaterialien, oder eine erste Gewichtsermittlung wird durch eine bessere Messung ersetzt. Solche Anpassungen sind zulässig, wenn Sie den Grund, den Zeitpunkt und die Auswirkung festhalten.
Vorlage für die Änderungsnotiz
Erfassen Sie pro Änderung die betroffene Verpackungsvariante, die bisherige und die neue Annahme, den Anlass, die Belegquelle, das Datum der Feststellung und die verantwortliche Person. Notieren Sie außerdem, welche Monate oder Versandmengen betroffen sind und wie sich die Änderung auf die Masse je Materialart auswirkt. Verweisen Sie auf die ersetzte Tabellenversion, ohne diese zu löschen.
Bei einer Korrektur sollte erkennbar sein, ob nur die interne Herleitung berichtigt wurde oder ob auch die Meldung beim dualen System und die LUCID Datenmeldung angepasst werden mussten. Bewahren Sie beide Rechenstände auf. Eine kommentierte Differenz ist prüfbar, ein überschriebenes Ergebnis nicht.
Arbeitsregel: Jede Jahresendmenge braucht einen Rechenstand, und jede Änderung dieses Rechenstands braucht einen Beleg und eine Begründung.
Unterlagen nach § 11 VerpackG sind fünf Jahre aufzubewahren
Paragraf 11 Absatz 3 Verpackungsgesetz verpflichtet Hersteller, die Dokumentation, die der Vollständigkeitserklärung zugrunde liegt, mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Dazu gehören nicht nur die fertige Erklärung, sondern auch die Berechnungen, Belege, Datenexports, Gewichtsprotokolle, Bestandsabgrenzungen, Meldungsbestätigungen und Änderungsnotizen.
Organisieren Sie die Ablage so, dass Dateien über die gesamte Aufbewahrungszeit lesbar und zuordenbar bleiben. Sinnvoll sind ein Jahresordner mit unveränderbaren Rohdaten, eine Arbeitsmappe mit Versionen und ein Unterordner für Kommunikation sowie Bestätigungen. Bei digitaler Aufbewahrung sollten Sie Zugriffsrechte und Datensicherung so regeln, dass ein späterer Nachweis nicht an einem einzelnen Benutzerkonto scheitert.
Am Jahresende lautet die zentrale Kontrolle: Stimmen Stückzahl und Gewicht zur Materialsumme, stimmt diese Summe zu System und LUCID, und ist jede Abweichung erklärbar? Wenn diese Kette steht, ist der Nachweisordner auch für die sachverständige Prüfung vorbereitet.
Für die laufende Arbeit kann Mengenwart Verpackungsmengen aus Versand und Einkaufsdaten materialgetrennt ermitteln und an Fristen erinnern. Wenn Sie den Ablauf vor der nächsten Meldephase sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular. Beginnen Sie mit den Rohdaten und Gewichten, denn diese Unterlagen lassen sich zum Jahresende am schwersten nachträglich rekonstruieren.
