Wenn das Shopjahr abgeschlossen ist, beginnt die eigentliche Meldearbeit: Die Verpackungsmengen müssen beim dualen System und anschließend im Verpackungsregister LUCID gemeldet werden. Beide Angaben beziehen sich auf dieselben tatsächlich systembeteiligungspflichtigen Verpackungen. Sie sind zwei getrennte Übermittlungen, die inhaltlich deckungsgleich sein müssen.
Dieser Leitfaden ordnet die Schritte in einer praxistauglichen Reihenfolge. Er richtet sich an kleine Onlinehändler, die selbst versenden und ihre Jahresmenge aus Versanddaten, Einkaufsbelegen oder einer laufenden Mengenliste hergeleitet haben. Die rechtliche Grundlage für die Datenmeldung ist Paragraf 10 des Verpackungsgesetzes, kurz VerpackG. Fachlich geprüft und eingeordnet werden die Hinweise durch den Autor des Mengenwart Magazins.
Zuerst wird der Meldezeitraum eindeutig festgelegt
Bevor Sie eine Zahl in ein Portal eingeben, legen Sie fest, welchen Zeitraum die Mengenliste abbildet. Bei einer Jahresmeldung ist das häufig das Kalenderjahr. Entscheidend ist nicht, wie Sie den Zeitraum nennen, sondern dass die Mengenliste, die Meldung an das duale System und die LUCID Datenmeldung exakt denselben Beginn und dasselbe Ende haben.
Prüfen Sie dazu Ihren Vertrag mit dem dualen System. Manche Systeme fragen die tatsächlich angefallenen Mengen für einen vergangenen Zeitraum ab, andere arbeiten zunächst mit einer Prognose und verlangen später eine Aktualisierung oder Jahresmeldung. Folgen Sie für die Systemmeldung dem vereinbarten Melderhythmus und übernehmen Sie diesen Zeitraum anschließend unverändert in LUCID.
Den Zeitraum aus der Mengenliste ableiten
Ihre Rechenbasis sollte klar erkennen lassen, welche Sendungen und Verpackungseinkäufe einbezogen wurden. Wenn Ihre Liste beispielsweise alle in einem Kalenderjahr versandten Bestellungen erfasst, darf die LUCID Meldung nicht versehentlich nur einzelne Monate oder einen abweichenden Vertragszeitraum enthalten.
Abgrenzungen sind besonders wichtig, wenn Waren zum Jahreswechsel verpackt, aber später versandt werden. Maßgeblich ist, wann Sie die systembeteiligungspflichtige Verpackung erstmals mit Ware befüllt in Deutschland in Verkehr bringen. Dokumentieren Sie Ihre betriebliche Zuordnung nachvollziehbar und wenden Sie sie im gesamten Jahr einheitlich an.
Danach werden alle Verpackungsmengen nach Materialarten abgeschlossen
Für die Datenmeldung Verpackungsgesetz genügt keine Gesamtsumme. Die Massen werden materialbezogen benötigt. Schließen Sie deshalb die Mengenliste erst ab, wenn jede relevante Verpackung einer LUCID Materialart zugeordnet und die Masse je Materialart zusammengeführt ist.
Zu den Materialarten gehören Glas, Papier, Pappe und Karton, Eisenmetalle, Aluminium, Kunststoffe, Getränkekartonverpackungen, sonstige Verbundverpackungen und sonstige Materialien. Übernehmen Sie die Bezeichnungen so, wie sie im Portal des dualen Systems und in LUCID auswählbar sind. Das vermindert Zuordnungsfehler beim späteren Abgleich.
Was in die Jahresmenge gehört
Einzubeziehen sind Verpackungen, die Sie erstmals mit Ware befüllt in Deutschland in Verkehr bringen und die bei privaten Endverbrauchern oder diesen gleichgestellten Anfallstellen typischerweise als Abfall anfallen. Im Versandhandel sind das regelmäßig Versandkartons, Versandtaschen, Klebeband, Füllmaterial, Produktverpackungen und gegebenenfalls Umverpackungen, soweit die Voraussetzungen der Systembeteiligungspflicht erfüllt sind.
Die Systembeteiligung ist keine bloße Meldung, sondern die vorherige Beteiligung der betreffenden Verpackungen an einem System. Die Grundlagen dazu erläutert der Beitrag Systembeteiligung für Versandverpackungen verständlich erklärt. Prüfen Sie bei Zweifeln insbesondere, ob Sie Hersteller im Sinn des VerpackG sind, also die Verpackung erstmals gewerbsmäßig in Verkehr bringen.
Rechenwege nicht durch Rundungen verdecken
Notieren Sie pro Materialart nicht nur das Endergebnis, sondern auch die Herleitung. Das kann eine Auswertung der versandten Artikel und Verpackungsvarianten sein, eine Stückliste mit Einzelgewichten oder die Auswertung von Einkaufsdaten mit Bestandskorrekturen. Eine plausible Mengenliste trennt die Datenquelle, die Annahmen und die Berechnung.
- Ordnen Sie jede eingesetzte Verpackung einer Materialart zu.
- Halten Sie das Gewicht je Verpackungseinheit oder die verwendete Einkaufsmenge fest.
- Berücksichtigen Sie nur die Verpackungen des festgelegten Meldezeitraums.
- Addieren Sie erst am Ende die Massen je Materialart.
- Bewahren Sie Korrekturen, etwa wegen Restbeständen oder nicht verwendeter Verpackungen, mit Begründung auf.
Wenn Ihre bisherige Jahresschätzung keine prüfbare Grundlage hat, sollten Sie sie vor der Meldung nacharbeiten. Der Vergleich vier Methoden zur Ermittlung von Versandverpackungsmengen hilft bei der Auswahl eines Rechenwegs, der zu Ihren vorhandenen Daten passt.
Die Mengen werden an das duale System übermittelt
Übermitteln Sie die abgeschlossenen Istmengen zunächst an das duale System, bei dem Sie Ihre Verpackungen beteiligt haben. Melden Sie nicht parallel in LUCID, bevor klar ist, welche Werte das System tatsächlich erhält. Paragraf 10 VerpackG knüpft die Datenmeldung ausdrücklich an die vorherige Übermittlung an das System an.
Öffnen Sie im Systemportal den passenden Meldevorgang für Ihren Zeitraum. Je nach Anbieter kann er als Mengenmeldung, Istmeldung, Jahresmeldung oder Mengenabschluss bezeichnet sein. Geben Sie die Masse in den dort verlangten Einheiten und je Materialart ein.
Kontrolle vor dem Absenden
Kontrollieren Sie vor der verbindlichen Übermittlung drei Punkte: die Vertragsnummer oder Kundenzuordnung, den Meldezeitraum und die Materialarten. Stimmen Sie außerdem die Summen gegen Ihre abgeschlossene Mengenliste ab. Ein vertauschter Zeitraum oder eine vergessene Materialart lässt sich später zwar unter Umständen korrigieren, erzeugt aber unnötige Abweichungen zu LUCID.
Sichern Sie nach der Übermittlung die Bestätigung des Systems. Dafür eignen sich ein PDF, ein exportierter Vorgang oder eine Bestätigungsnachricht, sofern daraus Zeitraum, Werte und System erkennbar hervorgehen. Verlassen Sie sich nicht allein darauf, dass die Eingabemaske nach dem Absenden geschlossen wurde.
Unverzüglich danach folgt die Datenmeldung in LUCID
Nach Paragraf 10 VerpackG müssen Hersteller die Daten zu den systembeteiligungspflichtigen Verpackungen unverzüglich nach der Übermittlung an ein System an die Zentrale Stelle Verpackungsregister übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt im Verpackungsregister LUCID. Unverzüglich bedeutet in diesem Zusammenhang: nicht bis zum nächsten internen Routinetermin warten, sondern die LUCID Datenmeldung direkt im Anschluss erledigen.
Die LUCID Jahresmeldung ist somit keine Ersatzmeldung für das duale System und auch keine bloße Erinnerung an die Registrierung. Das System erhält die Mengen für die Beteiligung, LUCID erhält die entsprechende Datenmeldung zum Abgleich. Beide Wege sind erforderlich, sofern Sie systembeteiligungspflichtige Verpackungen in Verkehr gebracht haben.
Stellen Sie vor dem Einloggen sicher, dass Sie mit dem richtigen Registrierungszugang arbeiten. Die Registrierungspflicht und ihre Folgen behandelt der Beitrag wann Verpackungen im LUCID Register registriert werden müssen. Verwenden Sie keine alte Notiz mit geschätzten Vorjahreswerten, sondern ausschließlich die soeben an das System übermittelten Angaben.
In LUCID werden die gesetzlich geforderten Angaben eingetragen
Die Datenmeldung nach Paragraf 10 VerpackG enthält die Registrierungsnummer, die Materialart und Masse der beteiligten Verpackungen, den Zeitraum der Systembeteiligung sowie den Namen des Systems, bei dem die Beteiligung vorgenommen wurde. Tragen Sie diese Angaben aus der Systemmeldung und Ihrer Mengenliste in LUCID ein.
| Angabe in LUCID | Prüfquelle vor der Eingabe |
|---|---|
| Registrierungsnummer | Ihr LUCID Registrierungszugang |
| Materialart | Abgeschlossene Mengenliste und Systemmeldung |
| Masse je Materialart | Bestätigte Werte beim dualen System |
| Zeitraum der Systembeteiligung | Zeitraum des konkreten Meldevorgangs |
| Name des Systems | Vertrag und Bestätigung des dualen Systems |
Übernehmen Sie die Werte nicht aus einer gerundeten Gesamtsumme. Entscheidend sind die einzelnen Zeilen nach Materialart. Prüfen Sie auch, ob Sie in LUCID das richtige System auswählen oder eintragen, falls Sie im Lauf des Jahres einen Systemwechsel hatten. In solchen Fällen ist der Sachverhalt gesondert nach den tatsächlichen Beteiligungszeiträumen aufzuteilen.
Die beiden Meldungen werden zeilenweise abgeglichen
Nach dem Absenden in LUCID folgt der wichtigste Selbstcheck: Legen Sie die Systembestätigung neben die LUCID Bestätigung und vergleichen Sie nicht nur die Gesamtsumme. Verglichen wird Zeile für Zeile, denn eine richtige Gesamtsumme kann trotzdem falsch sein, wenn beispielsweise Kunststoff und Papier, Pappe und Karton falsch verteilt wurden.
Vier Prüfpunkte für jede Materialzeile
- Die Materialart ist in beiden Meldungen gleich bezeichnet oder eindeutig derselben Kategorie zugeordnet.
- Die Masse stimmt je Materialart überein.
- Der Zeitraum der Systembeteiligung ist identisch.
- Der Name des dualen Systems entspricht dem System, an das die Mengen übermittelt wurden.
Prüfen Sie zusätzlich, ob in beiden Unterlagen dieselbe Registrierungsnummer beziehungsweise dieselbe Unternehmenszuordnung verwendet wurde. Entdecken Sie eine Differenz, klären Sie zuerst, welche Meldung von Ihrer abgeschlossenen Rechenbasis abweicht. Korrigieren Sie die fehlerhafte Meldung nach den Möglichkeiten des jeweiligen Portals und speichern Sie auch den Korrekturvorgang.
Der Abgleich schützt nicht nur vor formalen Widersprüchen. Er zeigt auch Rechenfehler, etwa eine Verpackungsart, die im System gemeldet, aber in LUCID übersehen wurde. Gerade wenn mehrere Personen Versand, Buchhaltung und Meldungen bearbeiten, sollte eine Person den finalen Vergleich verantwortlich dokumentieren.
Bestätigungen und Rechenbasis werden gemeinsam abgelegt
Legen Sie für jedes abgeschlossene Jahr einen gemeinsamen Jahresordner an. Dort gehören die finale Mengenliste, die zugrunde liegenden Versand oder Einkaufsdaten, die Bestätigung des dualen Systems, die LUCID Bestätigung und gegebenenfalls Korrekturbelege hinein. Eine kurze Notiz zum Rechenweg macht die Unterlagen auch dann verständlich, wenn Sie sie erst später wieder benötigen.
Diese Ordnung hilft bei Rückfragen, beim Wechsel der zuständigen Person und bei einer späteren Prüfung, ob eine Vollständigkeitserklärung erforderlich ist. Für Vollständigkeitserklärungen gelten besondere Anforderungen nach Paragraf 11 VerpackG. Welche Belege dafür sinnvoll zusammengeführt werden, erklärt der Beitrag Dokumente für die Vollständigkeitserklärung richtig führen.
Der Jahresordner als Abschlusskontrolle
Der Vorgang ist erst abgeschlossen, wenn Sie Zeitraum, Mengenliste, Systemmeldung und LUCID Datenmeldung zusammenhängend wiederfinden. Damit bündeln sich die wesentlichen Erkenntnisse dieses Leitfadens: erst denselben Zeitraum festlegen, dann nach Materialarten rechnen, zuerst das System melden, unverzüglich LUCID melden und anschließend beide Meldungen abgleichen.
Wer diesen Ablauf nicht jedes Jahr manuell aus Versand und Einkaufsdaten zusammensuchen möchte, kann Mengenwart für materialgetrennte Verpackungsmengen aus Versand und Einkaufsdaten mit Fristerinnerungen nutzen. Für eine Vorführung oder frühen Zugang wenden Sie sich über das Kontaktformular an Mengenwart. Prüfen Sie daneben getrennt Ihre Pflichten für Elektrogeräte und Batterien, denn diese richten sich nach anderen Rechtsvorschriften und Meldewegen.
